Как создать организацию? Порядок на рабочих местах

Несколько дней назад я был свидетелем слёз счастья на лице руководителя, с которым работал в качестве консультанта. Дай бог каждому консультанту это зрелище, да почаще. А делали мы с этим руководителем простые действия, но настолько базовые, что некоторые ими пренебрегают из склонности усложнять предмет.

В основе этих действий лежит понятие «порядок».

По толковому словарю русского языка, «порядок» — это «состояние благоустроенности, налаженности, организованности; правильное расположение, надлежащий вид чего-либо». В аспекте администрирования «порядок» определяется как «положение вещей, когда всё находится на своём месте и используется по назначению». Я обычно использую именно эту дефиницию, так как она конкретнее.

Руководители зачастую отдают приказ «навести порядок на своих рабочих местах», не поясняя людям, что они вкладывают в понятие «порядок», а потом удивляются, что порядка так и не прибавилось. Вместо порядка люди наводят эстетику. Что тоже хорошо, и даже весьма похвально. Но эти два понятия не взаимозаменяемы.

Вот пример. Стол работника завален бумагами, относящимися к совершенно разным проектам. На столе нет живого места, сотни листов бумаги перепутались между собой, часть их помялась, на чём-то стоит недопитая чашка с кофе. Поверх этого, криво съехав на один бок, пристроилась клавиатура компьютера. Ящики стола никогда не открываются, так как никто не собирается разбираться с макулатурой, которая там накопилась…

Я уверен, что в вашей организации такого нет ни на одном столе. Но я иногда сталкиваюсь с некоторыми проявлениями первозданного хаоса, так как вижу большое количество организаций.

Итак, руководитель отдаёт распоряжение «навести порядок». Что делает сотрудник? Он складывает все бумаги аккуратной стопкой, четко отформатированной по А4. Получается колонна высотой в аршин. На столе больше ничего нет. Чашку помыли. В стол так никто и не заглядывал, ибо «не торчит». Является ли это порядком?

Нет, даже если применить только определение толкового словаря. Наведена лишь эстетика. Бумаги не рассортированы по типам, не маркированы, им не назначено место, где их можно будет с лёгкостью найти. Их сложно или невозможно использовать.

Я обычно не прошу человека «навести порядок», если он изначально не понимает этого определения в его точном значении. Я прошу сделать ряд конкретных последовательных действий на рабочем месте.

Первое — человек вытаскивает все бумаги отовсюду, включая ящики стола и шкафы, где они лежат не подшитые и ничем не помеченные. На столе образуется большая куча хлама. Второе — человек сортирует бумаги, подшивая в скоросшиватели бумаги одного типа. Если этого требует логика — в календарном порядке. Мусор — отдельный тип документов, в него попадают все устаревшие, не представляющие архивной ценности. Это надо проверить, уточнив у других сотрудников, к которым «мусор» может относится.

Третье — мусор выкидывается. Это действие называется «расхламление».

Четвёртое — каждый скоросшиватель и каждая папка, в которую поместили документы, помечаются и маркируются, чтобы было понятно, какой тип документов в ней содержится.

Пятое — на первой странице обложки каждой папки или скоросшивателя прикрепляется листок с перечнем документов (только если требуется — например, в папке «счета за период» с календарным методом подшивки такой перечень не требуется, так как всё и без того понятно).

Шестое — на столе у сотрудника устанавливаются три лотка (корзинки) для бумаги.

Верхний помечается «Входящие», средний «Отложенные», нижний «Исходящие». В лотке «Входящие» лежат только бумаги, которые сотрудник только что получил и которые он ещё ни разу не смотрел. В лотке «Отложенные» лежат бумаги, с которыми сотрудник работает, но ещё не закончил. Там лежат только те документы, с которыми сотрудник будет работать в ближайшую неделю-две. Все документы более долгого срока подшиваются. В лотке «Исходящие» лежат только бумаги, подготовленные к отправке другим сотрудникам или внешним адресатам, но ещё не отправленные. То есть это не «ещё одни корзинки для хранения различных бумажек». Это инструмент рабочей коммуникации.

Итог: все бумаги либо подшиты и маркированы, либо с ними работают и они находятся в лотках. Лотки используются строго по назначению, в них нет ничего лишнего или просроченного. Верхний и нижний лотки опорожняются ежедневно. В ящиках стола не находится ни одной бумаги (ну, может быть, папки с архивом). Это — порядок.

Вот теперь можно наводить эстетику. Если вы сделаете так, чтобы все до единого сотрудники поддерживали на столах порядок, в организации будет меньше хаоса, не так ли?

Теперь можно переходить собственно к действию по созданию организации. Заключается оно вот в чём: руководитель должен начать снимать с себя функции рядовых сотрудников, которые он выполняет, и передавать их других людям. По одной, тщательно подбирая кандидатов. В конце концов перегрузка не просто снизится — она исчезнет вообще, воцарится эффективность, и будет вам счастье.

Вот как это делается. Руководитель описывает все успешные функции рядовой должности, которую он занимает (а это любая функция, отличная от руководства другими людьми). Продажи, бухгалтерия, ведение текущих кадровых вопросов, юридические дела, производственные функции, контроль качества, обучение сотрудников, представительские функции, реклама и т. д. не являются функциями руководителя. Это всё надо с себя снимать.

Для начала нужно определить, какая функция отнимает у вас больше всего времени. Потом описать все необходимые действия по этой функции, собрать описания всех шагов в этом же деле у других сотрудников. Руководитель делает полную подборку справочной литературы (в достаточном, не завышенном объёме) и материалов, которые действительно надо изучить, чтобы выполнять работу в данной должности. Нужно также создать глоссарий (словарик) сложных терминов. Прикладываются все бланки, с которыми должен работать исполнитель с образцами их заполнения и пометкой, откуда их брать и кому отдавать.

Потом на должность подбирается сотрудник. Он изучает эти материалы, проходит тренировку (разработайте ему задания), затем работает под приглядом опытного сотрудника до тех пор, пока не будет очевидна его компетентность. После чего руководитель оставляет счастливого сотрудника работать, а сам снимает с себя таким же образом следующую должность.

Это и создает организацию.

Я тут на самом деле описал технологию, которая способна занять вас на несколько месяцев. Жаль, если кто-то не оценит её по достоинству. Остальным счастливчикам рекомендую использовать эту статью как инструкцию.

И моим опытом можно пользоваться. Я рад им поделиться.